E-commerceOS

Bij het runnen van onze eigen webshop liepen we tegen een aantal problemen aan. Campagnes werden ad hoc bedacht, projecten liepen door elkaar heen en het order & return management ging niet vlekkeloos. Daar moesten wat aan te doen zijn, maar een oplossing vonden we niet. Veel van onze connecties liepen tegen dezelfde problemen aan.

Dus creëerden we een eigen oplossing: ons e-commerceOS (Operating System). Volgens ons hoort een e-commerce organisatie vanuit één overzichtelijke plek bestuurd te worden. Zien waar werknemers zich mee bezighouden, hoe het ervoor staat met de vordering van projecten en een inzichtelijke kalender met planning waardoor je gestructureerd en proactief werkt. Ook de dashboarding komt hierin terug. Letterlijk alle benodigdheden om je webshop te besturen en laten groeien op één plek. In ons e-commerceOS binnen Notion komen deze belangrijke e-commerce onderdelen samen:

• Marketing planning - social posts, nieuwsbrieven en campagnes
• Projectmanagement
• Inventory Management
• Order & return management

Zo heb je een overzicht van alle onderdelen die belangrijk zijn voor de groei. Dat leidt tot rust binnen de organisatie en ruimte voor groei: als je minder hoeft te overleggen, kun je meer doen. Dat maakt het Operating System mogelijk.

‍Zo ziet het eruit voor onze eigen webwinkel:

‍

Marketing planning

In ons e-commerceOS werk je gemakkelijk samen aan campagnes met collega’s (en externen). Neem het voorbeeld in de afbeelding: Black Friday 2022. Zo'n grote kortingsdag kent veel bewegende onderdelen. Om het maximale uit een campagne te halen, moet je alles goed bijhouden en overzicht creëren. Er zeker van zijn dat jullie niets aan het toeval overlaten. Daarom hebben we een kalender toegevoegd binnen het OS en deze gekoppeld aan een takenlijst. Jij zet een voorbereidende taak in het project, koppelt daar een van je collega's of freelancers aan en de taak komt in hun takenlijst terug. Inclusief deadline. Zij zien in één oogopslag welke producten wanneer opgeleverd moeten worden.

‍

Met het e-commerceOS zet jij binnen één uur een overzichtelijke campagne- en marketing planning op en je verdeelt de taken onder betrokkenen. Mensen achter de broek zitten is vanaf nu niet meer nodig. En na afloop analyseer je campagnes als nooit tevoren. Door het e-commerceOS zie je direct waar het misliep en wat de zwakste schakels waren. Dat komt de campagneresultaten in de toekomst weer ten goede.

Overzicht per campagne

Binnen iedere campagne koppelt het e-commerceOS direct bijbehorende social media posts, advertenties en nieuwsbrieven. Zo sluit de communicatie over alle kanalen op elkaar aan en zien jullie niets over het hoofd. Door de kalenderweergave is de frequentie van je marketingboodschappen ook direct inzichtelijk.

‍

‍

Email kalender gelinkt

De campagne-planning is gekoppeld aan de emailmarketing kalender. Zo worden campagnes en emails onderling gelinkt en wordt alles in real-time aangepast. Iedereen kijkt dus altijd naar de laatste versie van de campagneplanning. Het team is op de hoogte van wijzigingen, zodat voorkomen wordt dat er fouten worden gemaakt.

‍

Social Media Posts kalender

Social Media posts zijn ook te koppelen aan campagne. De social media manager kan goed

‍

‍

Changelog website bijhouden

Houd de wijzigingen van je webshop bij, zodat je beter begrijpt waar de conversie van verandert.

Project Management

Houd alle openstaande projecten bij en houd de prioriteit real-time bij. Als de prioriteit verandert, dan is dat direct te zien voor het gehele team.

Open Source gebouwd in Notion

Het ecommerceOS is gemaakt in Notion, een gratis & gebruiksvriendelijke tool die het overzicht geeft dat je nodig hebt. Je kopieert onze template gemakkelijk in je eigen account, zodat je er zelf in werkt.

Je krijgt video training erbij hoe het werkt en hoe je zelf aanpassingen kunt doen in Notion. Als we een update hebben op het systeem, dan krijg je een mail met een update en hoe je dat zelf kunt implementeren. Als er een nieuwe feature in Notion komt, dan delen we een mail met wat er mogelijk is. Er zit een video handleiding in deze updates om uit te leggen wat de update is en wat je ermee kunt doen.

Je hoeft geen tools te vervangen, maar de template is zo gebouwd dat je hier de projectmanagement van alles rondom je webwinkel in kunt doen.